Fachanwendungen

Die eGeKo-Bauverwaltung ist prozessorientiert und ermöglicht es Ihnen, die eigenen Abläufe mittels Workflows einfach abzubilden und Fristen zu kontrollieren sowie automatisch Erinnerungen zu erhalten. Sie kann auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden und zeigt Ihnen stets den aktuellen Stand an. Die Bauverwaltung verfügt über eine GWR-Schnittstelle sowie auch über die Integration der kantonalen Plattform (eBaugesucheZH, eBau AG, eBauTG und weitere). Alle notwendigen Dokumente und Informationen zum Baugesuch oder dem Bauobjekt können in der Lösung erstellt, gespeichert oder geteilt werden. eGeKo ermöglicht auch das kostenlose Einbinden vom externen Gemeindeingenieur oder der Nachbargemeinde. Dank der eGeKo-Adressverwaltung können alle Beteiligten erfasst und kinderleicht via Brief oder E-Mail angeschrieben werden. Die Zugriffsrechte können global oder pro Baugesuch eingestellt werden. Weitere Vorteile:

• Traktandieren des Baugesuchs für den Gemeinderat oder der Baukommission einfach möglich
• Einfaches Erstellen von Statistiken pro Jahr
• Integration GeVer, keine Schnittstellenkosten oder -anpassungen notwendig
• Einbindung des GWR

Die eGeKo-Vertragsverwaltung schafft Ihnen Übersicht über alle Ihre Verträge. In der Vertragsmaske sind alle relevanten Vertragsdetails auf einen Blick ersichtlich. Ein grosser Vorteil besteht darin, dass automatische Erinnerungen zur Vertragsüberprüfung generiert werden und so nie eine Kündigungsfrist verpasst werden kann. Die Erinnerungen passieren rollenbasiert, sodass auch Stellvertretende oder Stellennachfolgende dieselbe Übersicht haben. Der Vertrag selbst sowie alle weiteren Dateien und E-Mail können erstellt, abgelegt oder aus der Lösung heraus versendet werden. Dank integrierten Adressverwaltung können alle Vertragsparteien hinzugefügt und gepflegt werden. Weitere Vorteile:

• Praktische Such- und Filtermöglichkeiten für Verträge
• Einfache Traktandierung von Verträgen für Sitzungen
• Verträge können an Ihr Langzeitarchiv (LZA) abgeliefert werden

Die eGeKo-Friedhofsverwaltung ermöglicht ein effizientes Bearbeiten aller Todesfälle und eine übersichtliche Ablage aller Informationen dazu. Die wichtigsten Informationen zum Todesfall und zum Grab sind alle auf einen Blick erkennbar. Sie führen auch die Angehörigen direkt am selben Ort. Ein grosser Vorteil besteht darin, dass verschiedene Dokumente dank der eGeKo-Vorlagenverwaltung automatisch erstellt und abgefüllt werden: Amtliche Todesanzeigen, Grabpflegeverträge, Kremationsaufträge, E-Mails. Weitere Vorteile:

• Abbildung der Verarbeitungsabläufe dank Workflows
• Praktische Such- und Filtermöglichkeiten für Todesfälle
• Das Führen von grundlegenden Dokumenten wie Reglemente oder Auswertungen ist integriert

Die eGeKo-Personalverwaltung ermöglicht das übersichtliche Führen aller Personaldossiers. Ein Personaldossier enthält alle Dokumente über den Life Cycle einer Anstellung einer Person. Dort sollen all diejenigen Dateien abgelegt werden, die längerfristig aufbewahrt werden sollen: Lebenslauf, Zeugnisse, ausgefüllte Eintrittscheckliste, etc. Die Sichtbarkeitseinstellungen können sich beschränken auf Mitglieder der Personalabteilung, der Geschäftsleitung, der Finanzen und der Rechtsabteilung. Dank der Flexibilität von eGeKo können beispielsweise Lohnverhandlungen speziell zugriffsgeschützt abgelegt werden. Die Vorteile sind also unter anderem:

• Führen aller Personalien
• Führen aller Personalakten
• Führen einer digitalen Eintrittscheckliste
• Führen der Lohnverhandlungen
• Einfaches Erstellen von Personalblättern

In eGeKo können alle Behörden oder Gremien einer Organisation geführt werden. Dies ermöglicht die Übersicht über alle Mitglieder inklusive Dauer und Kontaktangaben. Doch was ist überhaupt ein Gremiumsmitglied? Ein Gremiumsmitglied ist eine Person mit einer Zugehörigkeit zu einer Gruppe von Personen mit speziellen Aufgaben, Verpflichtungen und Rechten. Diese Gruppierung kann z.B. eine Behörde, ein Gremium, eine Kommission, ein Ausschuss oder ein Komitee sein. Beispiele für Gremien sind: Der Regierungsrat, der Gemeinderat, die Baukommission oder auch ein Ausschuss zur Entscheidung einer neuen Trassenplanung. In eGeKo kann man

• verschiedenste Gremien erstellen und ihnen Mitglieder zuordnen
• Start- und End-Datum der Zugehörigkeit zum Gremium angeben
• eine Person gleichzeitig oder zeitverschoben auch in mehrere Gremien als Mitglied eintragen
• Kontaktinformationen ablegen
• Mitglieder aus einer externen Adressverwaltung (beispielsweise Einwohnerkontrolle) via Web-Schnittstellen erstellen

eGeKo bietet eine Reihe von Funktionen für das Risiko-Management in Ihrer Organisation an. eGeKo unterstützt Sie dabei und lässt Sie die Risiken einordnen sowie Gegenmassnahmen ergreifen. Somit können wir dank dem Risiko-Management:

• Risiken kennen resp. erkennen
• Risiken bewerten und überwachen
• Risiken minimieren mittels Korrektur-Massnahmen
• automatisch erinnert werden an Überprüfungsaufgaben

eGeKo eignet sich sehr gut für Projekt-Management. An einem Projekt sind üblicherweise verschiedene Parteien beteiligt: Projektleiter aus eigener Organisation inkl. Stellvertretung, Projekt-Team aus eigener Organisation, Projektleiter aus anderer Organisation inkl. Stellvertretung, Gesamt-Projektteam, Externer Berater. eGeKo fördert das organisationsübergreifende Zusammenarbeiten. Es können einfach Projektteams erstellt werden, welche alle auf die Projektunterlagen Zugriff haben. Die Vorteile davon sind:

• Alle arbeiten am selben und am aktuellen Dokument
• Es gibt keine Mail-Flut und keine verschiedenen Dateiversionen
• Es können einander Aufgaben gestellt werden mit Fristen und automatischer Erinnerungsfunktion
• Dank Workflows können ganze Abläufe digital abgebildet und ausgeführt werden
• Die Pendenzen aller Projektmitglieder sind jederzeit ersichtlich inkl. Status
• Externe bezahlen keine Nutzungsgebühren, müssen nichts installieren und keine Lizenzen lösen
• Beim Projektabschluss können mittels Mausklick Auswertungen erstellt werden, wer welche Aufgaben erledigt hat